Politika varstva osebnih podatkov

Upravljavec osebnih podatkov

Upravljavec osebnih podatkov je Občina Komen, Komen 86, 6223 Komen (v nadaljevanju občina).

Namen zbiranja osebnih podatkov

Osebne podatke posameznikov občina obdeluje za izpolnjevanje svojih nalog, kot jih določa Zakon o lokalni samoupravi, za izpolnjevanje in izvajanje pogodbenega razmerja, za opravljanje nalog v javnem interesu, oziroma osebne podatke obdeluje na podlagi soglasja posameznika.

Občina za zadovoljevanje potreb svojih prebivalcev opravlja zlasti naslednje naloge:

• upravlja občinsko premoženje;
• omogoča pogoje za gospodarski razvoj občine in v skladu z zakonom opravlja naloge s področja gostinstva, turizma in kmetijstva;
• načrtuje prostorski razvoj, v skladu z zakonom opravlja naloge na področju posegov v prostor in graditve objektov ter zagotavlja javno službo gospodarjenja s stavbnimi zemljišči;
• ustvarja pogoje za gradnjo stanovanj in skrbi za povečanje najemnega socialnega sklada stanovanj;
• v okviru svojih pristojnosti ureja, upravlja in skrbi, za lokalne javne službe;
• pospešuje službe socialnega skrbstva, za predšolsko varstvo, osnovno varstvo otroka in družine, za socialno ogrožene, invalide in ostarele;
• skrbi za varstvo zraka, tal, vodnih virov, za varstvo pred hrupom, za zbiranje in odlaganje odpadkov in opravlja druge dejavnosti varstva okolja;
• ureja in vzdržuje vodovodne in energetske komunalne objekte;
• ustvarja pogoje za izobraževanje odraslih, ki je pomembno za razvoj občine in za kvaliteto življenja njenih prebivalcev;
• pospešuje vzgojno izobraževalno, informacijsko, dokumentacijsko, društveno, in drugo, dejavnost na svojem območju;
• pospešuje razvoj športa in rekreacije;
• pospešuje kulturno-umetniško ustvarjalnost, omogoča dostopnost do kulturnih programov, zagotavlja splošnoizobraževalno knjižnično dejavnost ter v skladu z zakonom skrbi za kulturno dediščino na svojem območju;
• gradi, vzdržuje in ureja lokalne javne ceste, javne poti, rekreacijske in druge javne površine v skladu z zakonom ureja promet v občini ter opravlja naloge občinskega redarstva;
• opravlja nadzorstvo nad krajevnimi prireditvami;
• organizira komunalno-redarstveno službo in skrbi za red v občini;
• skrbi za požarno varnost in organizira reševalno pomoč;
• organizira pomoč in reševanje za primere elementarnih in drugih nesreč;
• lahko podeljuje denarne pomoči in simbolične nagrade ob posebnih priložnostih ali obletnicah občanov;
• organizira opravljanje pokopališke in pogrebne službe;
• določa prekrške in denarne kazni za prekrške, s katerimi se kršijo predpisi občine in opravlja inšpekcijsko nadzorstvo nad izvajanjem občinskih predpisov in drugih aktov, s katerimi ureja zadeve iz svoje pristojnosti, če ni z zakonom drugače določeno;
• sprejema statut občine in druge splošne akte;
• organizira občinsko upravo;
• ureja druge lokalne zadeve javnega pomena.

Pravna podlaga za obdelavo osebnih podatkov

Občina obdeluje osebne podatke v primeru:

• če je bilo podano soglasje posameznika za obdelavo osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov,
• če je obdelava potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki,
• če je obdelava potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za občino,
• če je obdelava potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene občini.

Vrste osebnih podatkov, ki se obdelujejo in vir pridobivanja osebnih podatkov

Občina pridobiva in obdeluje o posameznikih naslednje osebne podatke:

• enotno matično številko občana;
• osebno ime;
• naslov stalnega ali začasnega prebivališča;
• datum in kraj rojstva oziroma datum smrti;
• podatke o osebnih vozilih;
• podatke o nepremičninah ter
• druge osebne podatke na podlagi posameznega zakona.

Občina lahko pridobi osebne podatke iz prejšnjega odstavka neposredno od posameznika, na katerega se podatki nanašajo. Občina lahko osebne podatke pridobi tudi od upravljavca centralnega registra prebivalstva, matičnega registra, zemljiškega katastra ali drugega upravljavca, če tako določa zakon.

Kategorije posameznikov katerih osebni podatki se obdelujejo

Občina obdeluje osebne podatke posameznikov, ki so udeleženi v postopkih in nalogah, ki jih izvaja občina, med katere se šteje predvsem:

• zaposlene osebe v občini,
• pogodbene sodelavce občine,
• posameznike, ki imajo z občino sklenjeno pogodbo,
• obiskovalce in uporabnike storitev občine,
• druge posameznike, ki pridejo v stik z občino, kjer se izvede obdelava osebnih podatkov.

Podrobneje so kategorije posameznikov za posamezno zbirko osebnih podatkov opredeljene v evidenci dejavnosti obdelav osebnih podatkov, ki je dostopna na spletni strani občine.

Uporabniki osebnih podatkov

Občina bo omogočila obdelavo oziroma posredovanje osebnih podatkov izključno naslednjim pooblaščenim uporabnikom:

• pooblaščeni zaposleni občine,
• pooblaščene osebe, ki obdelujejo osebne podatke pri pooblaščenem pogodbenem obdelovalcu občine,
• osebe, ki izkažejo pooblastilo za dostop do osebnih podatkov v okviru zakona oziroma podzakonskih predpisov,
• osebam, katerim je posameznik na katerega se nanašajo osebni podatki podelil pooblastilo za dostop.

Shranjevanje osebnih podatkov

Občina ustrezno hrani in varuje osebne podatke tako v fizični kot v elektronski obliki. Podatki, ki se obdelujejo za namen izpolnjevanja pogodbenih obveznosti se hranijo do izpolnitve vseh obveznosti iz pogodbenega razmerja. Podatki se hranijo tako dolgo kot jih opredeljujejo predpisi, ki določajo roke hrambe za posamezno vrsto gradiva skladno s pisnimi strokovnimi navodili za odbiranje arhivskega iz dokumentarnega gradiva na podlagi Zakona o varstvu arhivskega in dokumentarnega gradiva in arhivih. Po izpolnitvi namena obdelave oziroma poteka z zakonom predpisanega roka hrambe, se osebni podatki zbrišejo, uničijo, blokirajo ali anonimizirajo.

Podatki, ki se obdelujejo na podlagi soglasja posameznika, občina hrani do preklica njegovega soglasja. Uporabnik lahko na uradni naslov občine kadarkoli poda pisno zahtevo za preklic soglasja in uporabe osebnih podatkov.

Varovanje zasebnosti

Občina skrbi za varovanje zasebnosti z upoštevanjem vseh veljavnih zakonskih predpisov. Prav tako pa občina zagotavlja vso potrebno tehnološko ter organizacijsko podporo za zaščito in varovanje osebnih podatkov pred izgubo, spremembami, krajo in dostopom nepooblaščenih tretjih oseb:

• sprejeti so interni akti o varnosti osebnih podatkov,
• sprejeti so interni akti o varovanju informacij,
• vodenje zbirk osebnih podatkov,
• vzpostavljeni so postopki za uveljavljanje pravic posameznikov,
• vzpostavljeni so ustrezni postopki in ustrezno ravnanje v primeru ugotovljenih kršitev varstva osebnih podatkov,
• zagotovljena je pooblaščena oseba za varstvo osebnih podatkov,
• s pogodbenimi obdelovalci osebnih podatkov so sklenjene ustrezne pogodbe,
• uporabljeni so ukrepi za fizično in komunikacijsko varnost podatkov.

Posredovanje osebnih podatkov tretjim osebam

Vsi osebni podatki, ki jih obdeluje občina se hranijo na informacijskih sistemih, ki so postavljeni na teritoriju Republike Slovenije in Evropske unije ter se ne posredujejo tretjim državam izven EU.

Obstoj avtomatskega odločanja

Občina kot odgovorna organizacija ne uporablja avtomatiziranega sprejemanja odločitev, vključno z oblikovanjem profilov. 

Pravice uporabnika

Posameznik lahko od upravljalca osebnih podatkov kadarkoli zahteva:

• potrditev, ali se v zvezi z njim obdelujejo osebni podatki, in kadar je temu tako, dostop do osebnih podatkov in naslednje informacije:
  • namene obdelave;
  • vrste zadevnih osebnih podatkov;
  • uporabnike ali kategorije uporabnikov, ki so jim bili ali jim bodo razkriti osebni podatki, zlasti uporabnike v tretjih državah ali mednarodnih organizacijah;
  • rok hrambe osebnih podatkov ali, če to ni mogoče, merila, ki se uporabijo za določitev tega obdobja;
  • obstoj avtomatiziranega sprejemanja odločitev, vključno z oblikovanjem profilov;
• razloge za obdelavo kot tudi pomen in predvidene posledice take obdelave za posameznika;
• eno kopijo osebnih podatkov v elektronski obliki (brezplačno);
• v primeru, da posameznik zahteva dodatne kopije, lahko upravljalec zaračuna razumno pristojbino ob upoštevanju stroškov;
• omejitev obdelave, kadar:

• posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, oporeka točnosti podatkov, in sicer za obdobje, ki upravljalcu omogoča preveriti točnost osebnih podatkov;
• je obdelava nezakonita in posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, nasprotuje izbrisu osebnih podatkov ter namesto tega zahteva omejitev njihove uporabe;
• upravljalec osebnih podatkov ne potrebuje več za namene obdelave, temveč jih posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, potrebuje za uveljavljanje, izvajanje ali obrambo pravnih zahtevkov;

• popravek netočnih oziroma nepravilnih osebnih podatkov;
• izbris vseh osebnih podatkov na podlagi izpolnjenih pogojev 17. člena splošne uredbe še bolj natančno, če posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, prekliče privolitev, na podlagi katere poteka obdelava osebnih podatkov;
• posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ima pravico, da prejme osebne podatke v zvezi z njim, ki jih je posedoval upravljalcu, v strukturirani, splošno uporabljani in strojno berljivi obliki, in pravico, da te podatke posreduje drugemu upravljalcu, ne da bi ga upravljalec, ki so mu bili osebni podatki zagotovljeni, pri tem oviral;
• preklic uporabe osebnih podatkov za namene neposrednega trženja, vključno z oblikovanjem profilov;
• posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ima pravico, da zanj ne velja odločitev, ki temelji zgolj na avtomatizirani obdelavi, vključno z oblikovanjem profilov, ki ima pravne učinke v zvezi z njim ali na podoben način nanj znatno vpliva skladno z 22. členom Splošne uredbe o varstvu osebnih podatkov.

Posameznik ima pravico, da zoper upravljalca vloži pritožbo pri Informacijskem pooblaščencu, če meni, da obdelava osebnih podatkov krši Splošno uredbo o varstvu osebnih podatkov (naslov: Dunajska 22, 1000 Ljubljana, e-naslov: telefon: 012309730, spletna stran: www.ip-rs.si).

Vlogo za uveljavljanje pravic lahko posameznik posreduje na naslov občine. Dodatne informacije lahko posameznik pridobi tudi pri pooblaščeni osebi za varstvo osebnih podatkov .

Osebe, mlajše od 15 let

Osebe, mlajše od 15 let, lahko posredujejo svoje podatke preko spletne strani ali v katerem koli drugem razmerju z občino le z izrecnim dovoljenjem staršev, rejnikov ali skrbnikov.

Pooblaščena oseba za varstvo osebnih podatkov

Pooblaščena oseba za varstvo osebnih podatkov v občini je Virtuo d.o.o.; e-naslov: .

Končne določbe

Občina si pridružuje pravico do spremembe ter dopolnitve te politike varstva osebnih podatkov. Posamezniki, katerih osebne podatke obdeluje občina in uporabniki spletne strani občine bodo o vseh spremembah te politike varstva osebnih podatkov obveščeni na spletni strani občine.